絶対に間違ってはいけない! 就職活動やインターンシップ選考の携帯電話マナ

知らないと損してしまう!?
就職活動やインターンシップ選考の携帯電話マナー!

就職活動やインターンシップ選考で、避けては通れない採用人事との電話対応。
携帯電話マナーの解説と採用人事からの印象が良くなる、携帯電話マナーを解説していきます。この記事を読めば携帯電話のマナーが理解できて、携帯電話対応で採用人事からの印象をあげるポイントの理解ができるようになります。


はじめに

インターンや就職活動の選考期間中は企業と電話でやりとりをする機会が増えてくることもでしょう。ただでさえ最近は多くの学生が電話をする機会が減っているので、選考中の企業との電話は緊張しますよね。
そこで今回は企業との電話やりとりの心構えや注意する点をまとめていきます。


福岡のインターン生が電話している画像


電話をする前の準備3つ

電話をしているときに焦らないように前もって準備をしっかりしておきましょう。

①電波の良い静かな場所で

周囲の雑音が多い場所や電波の悪い場所での電話はやめましょう。
例えば、交通量の多い大通りや電車のホームや電波の届きにくい部屋などで電話を対応してしまうと相手に聞き取ってもらえない可能性があります。これは相手に失礼なだけでなく、再度電話をするという形になる可能性も高くかえって企業の方に手間を取らせてしまいます。電話を始める前に周囲の雑音が少ないか、電波は悪くないかの確認をして電話をするようにしましょう。

②メモの準備をしてスケジュールを確認しておこう

電話では企業の方からの大事な内容や日程調整をする場合が多いです。重要な内容を聞き逃してしまい、改めて確認をするのは悪い印象を与えます。自身のスケジュールも確認しておく事でスムーズに企業の方と日程調整をすることができます。

③営業時間を確認して電話をしよう

電話をする企業の営業日始業時間と就業時間を確認しておきましょう。
営業時間外や休日に電話をするのは一般的にNGとされています。
事前にしっかりと確認をしたうえで電話をするようにしましょう。
昼休みの12:00-13:00に電話するのもマナー違反です!
おすすめの時間帯は平日10:00-12:00と13:00-18:00と言われています。


電話をする際のポイント


挨拶を忘れずに

電話をする際「もしもし」から始める人は多いと思います。これは社会人としてはNGです。電話に相手が出たらまず、「お忙しいところ恐れ入ります」か「お世話になっております」と言いましょう。初めて電話をする場合は「お世話になっております」よりも「お世話になります」の方が好ましいです。仕事をしている間を縫って電話をしてくれているのでしっかりと敬意を払いましょう。また、自ら電話を書けた場合は、そのあとにすぐに名乗るようにしましょう。「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。〇〇の件でお電話をさせていただきました」というように挨拶と名乗ることを守るようにしましょう。

要件は端的につたえましょう

先ほども申し上げたように企業の方は仕事をしている時間を縫って電話を対応してくれています。電話で緊張してしまい話が長くなってしまう気持ちはわかりますが、結論ファーストで端的に要点をしっかりと伝える事を意識しましょう。
話が長くなってしまうと、忙しい企業の方に失礼になってしまうだけでなく話のわかりにくい学生という印象を付けてしまいます。相手への敬意を払うことと自身の印象を良くする為にも要件を端的に伝える事を意識しましょう。

大事な内容は復唱して確認しよう

メールや書面の連絡と違って電話の場合は聞き取りづらかったり、双方の解釈が異なったりする事があります。重要な連絡の時は特にそういったミスは厳禁です。日程調整にミスが生じたりして迷惑をかけてしまったり、後日に改めて確認をすることになり、さらなる手間を取らせてしまうことになってしまいます。
なので、重要な内容に関しては復唱をして間違いがないかの確認を取るようにしましょう。

電話対応の例文

これまで企業の方との電話のマナーについて説明をしてきました。
ここからは、本選考中やインターンの際に企業の方との電話マナーについて例をもとに復習していきましょう!

【選考に申し込む場合】

学生側「お世話になっております。わたくし〇〇大学の〇〇と申します。本日は〇〇月〇〇日に開催が予定されています1dayインターンの件でご連絡させていただきました。お手数ですが担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

企業側「ただいまお電話変わりました〇〇です。」

学生側「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。本日は〇〇日に開催が予定されている1dayインターンシップの件でご連絡させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか?」

【折り返しの電話の場合】

学生側「お世話になっております。わたくし〇〇大学の〇〇と申します。御社の〇〇様からお電話をいただいておりまして折り返しのお電話をさせていただきました。お手数ですが〇〇様をお願いできますでしょうか?」

企業側「ただいま変わりました〇〇です」

学生側「お世話になっております。わたくし〇〇大学の〇〇です。先ほどはお電話に出れずに申し訳ありません。今お時間宜しければ要件お伺いしても宜しいでしょうか?」

【折り返しで電話をする際のポイント!】

  • まずは留守電を確認しよう!
    留守電で要件を伝えてくれていることもあります!事前に確認して担当者の手間を減らすようにしましょう!
  • 要件を伝えて自分の担当者に繋いでもらう
    簡潔に要件を伝えて担当者に繋いでもらいましょう。留守電が入っておらず担当者がわからない場合はその必要はありません!
  • 担当者が不在の時は戻る時間を聞いて再度かけましょう
    会社は様々な部署がありた事業部が現在何をしているのかというのはあまり把握していないものです。担当者がいないと言われた時は戻ってくる時間を聞いてその時間にかけなおしましょう。

【選考に申し込む場合】

学生側「お世話になっております。わたくし〇〇大学の〇〇と申します。

本日は〇〇月〇〇日に開催が予定されています1dayインターンの日程の件でご連絡させていただきました。
お手数ですが担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

企業側「ただいま変わりました〇〇です」

学生側「お世話になっております。わたくし〇〇大学の〇〇と申します。〇〇月〇〇日に開催が予定されています1dayインターンの日程の件でご連絡させていただきました。
大変恐縮なのですが、その日に大学の講義が入ってしまいまして日程の変更をお願いしても宜しいでしょうか?」

【説明会・面接の参加を辞退する場合】

学生側「お世話になっております。わたくし◯◯大学の〇〇と申します。〇〇月〇〇日の採用面接の件でお電話させていただきました。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」
(担当者に取り次いでもらう)
「お忙しいところ失礼いたします。〇〇月〇〇日に面接予定の〇〇大学の◯◯と申します。今、少々お時間頂戴してもよろしいでしょうか?」

企業側「はい大丈夫ですよ!」

学生側「恐れ入ります。先日は一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。〇〇月〇〇日〇〇時より二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、こちらの選考を辞退したくお電話いたしました」
企業側「了解しました!」


今回のまとめ

就職活動は正当に能力を評価されますが、それを判断するのがヒトである以上、どうしても好き嫌いは発生します。そのためにこういった小さな電話のマナーを順守する事は非常に重要です。
就職活動は社会人への一歩目です。素晴らしい社会人になるための一歩目を踏み出して行きましょう。

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